Rutin för kommunens mottagande av betygshandlingar från fristående skolor

Huvudmannen för en fristående skola där betyg sätts ska överlämna elevernas slutbetyg eller de betygsdokument som eleven fick efter fullföljd gymnasieutbildning till den kommun där skolan är belägen (Skollagen 29 kap. 18 §).

Vilka betyg ska arkiveras?

Betyg från grundskola

• Kopia på slutbetyg från elever som fullföljt grundskoleutbildning
• Kopia på intyg om avgång från grundskola (i de fall eleven avgår utan slutbetyg)
  

Betyg från gymnasieskola

• Kopia på examensbevis (för elever som slutfört ett nationellt program och fått betyg i samtliga kurser)
• Kopia på studiebevis (för elever som inte fått betyg på en eller flera kurser)
• Kopia på gymnasieintyg (för elever som avslutat en utbildning på ett introduktionsprogram)
  

Övriga handlingar

Huvudmän för fristående skolor har en skyldighet att bevara elevlösningar från de nationella proven enligt skollagen (26 kap. 28 §). Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela ytterligare föreskrifter om den skyldighet som regleras. Det kan till exempel handla om föreskrifter om hur länge elevlösningar av nationella prov ska bevaras.

De kommunala skolorna bevarar vissa handlingar utöver betygsdokument för all framtid. Syftet med bevarandet är att säkerställa medborgarnas insyn över tid. För att kunna åskådliggöra all skolverksamhet i Luleå kommun är det önskvärt att även bevara delar av friskolornas handlingar utöver betygen. Luleå kommun erbjuder efter överenskommelse med respektive friskola att ta hand om fler handlingar än skollagen föreskriver.

Tidpunkt för överlämnande

Friskolan bör överlämna betygen mellan 1 oktober och 31 december det år eleven avslutade skolan. Detta för att sent utfärdade slutbetyg ska komma med under rätt läsår.

För slutbetyg från grundskolan och examensbevis från gymnasieskolan som, på grund av prövning, utfärdats efter att den årskursens betygsdokument redan överlämnats till kommunen ska friskolan ansvara för att dessa överlämnas i efterhand till kommunen.

Övriga handlingar ska bevaras i friskolans eget närarkiv innan de ska överlämnas fem (5) år åt gången. För bevarande av handlingar krävs adekvata arkivlokaler. Uppgifter om arkivlokalers utformning finns i Riksarkivets författningssamling, RA-FS 1997:3.

Kvalitet och sortering av betygshandlingar

Friskolan ska överlämna en kopia på elevens betygshandling. Kopiorna ska vara utskrivna på åldringsbeständigt papper enligt ISO 9706. Dubbelsidig utskrift är inte tillåtet eftersom detta påverkar åldringsbeständigheten. Tonern ska vara certifierad för framställning av dokument som ska bevaras.

Betygen ska överlämnas årsvis per klass (eller motsvarande) och inom klassen i personnummerordning.

För att säkerställa att samtliga betyg för ett år överlämnats och mottagits ska en förteckning (klasslista) medfölja betygen för varje klass, där varje elevs betyg prickas av.

Friskolan ska upplysa kommunen om det finns elever med skyddade personuppgifter.

Handlingarna ska överlämnas i arkivboxar av svensk standard (SS 628107) och utan gem, häftklammer och plastfickor.

Betygen ska överlämnas till kommunens stadsarkiv och friskolan ska kontakta arkivet innan överlämnande sker.

Kontakt Luleå kommuns stadsarkiv

E-post: stadsarkivet@lulea.se
Telefon: 0920-45 30 00