Behandling av personuppgifter inom infrastruktur- och serviceförvaltningen

Du som har dina personuppgifter registrerade hos oss har ett antal rättigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen:

• Du har rätt att få information om och tillgång till dina personuppgifter.
• Du har rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter.
• Du har även en möjlighet att begära komplettering av felaktig information.
• Du har rätt att begära att dina uppgifter ska raderas, till exempel om du anser att vi behandlar uppgifterna felaktigt eller om rättslig grund saknas. Men det gäller inte om det är nödvändigt för oss att behålla uppgifterna, exempelvis för att följa lagen eller fullgöra ett avtal som vi har med dig.
• Du har rätt att begära begränsning av vår behandling av dina uppgifter. I vissa fall kan du begära att kommunens behandling av dina personuppgifter ska begränsas. Detta kan ske om du bland annat bestrider personuppgifternas korrekthet under den tid som kommunen kontrollerar om de är korrekta. Eller om behandlingen är olaglig och du motsätter dig radering. Det kan även vara på grund av att personuppgifterna inte längre behövs eller under den tid som kommunen bedömer en invändning mot behandling.
• Du har rätt göra en begäran om dataportabilitet. Om den rättsliga grunden är samtycke eller avtal kan du begära att få ut uppgifterna du lämnat i ett strukturerat och maskinläsbart format.
• Du har rätt att invända mot behandlingen av uppgifterna. Om behandlingen grundas på intresseavvägning eller allmänt intresse kan du invända mot behandlingen. Kommunen har då att bedöma om kommunen har tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker utifrån rättsliga anspråk.

Vill du använda dig av dina rättigheter ska du använda dig av vår e-tjänst för registerutdrag och övriga rättigheter enligt Dataskyddsförordningen. Länk till annan webbplats.

Vill du rapportera en personuppgiftsincident kan du göra det i vår e-tjänst för personuppgiftsincident Länk till annan webbplats..

Om du har frågor/funderingar eller kanske inte är nöjd med hur vi hanterar dina personuppgifter så kan du vända dig till kommunens dataskyddsombud dataskyddsombud@lulea.se

Du har även rätt att vända dig till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). För mer information se Lämna ett klagomål enligt GDPR (imy.se) Länk till annan webbplats.

Syftet med dataskyddsförordningen är att stärka den enskilda personens rättigheter och skärpa kraven för den myndighet, förening eller företag som behandlar personuppgifter

Dataskyddsförordningen har också till syfte att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter inom hela EU och anpassa regelverket till det digitala samhället.

Personuppgifter:
Personuppgifter är all information som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person som är i livet. En personuppgift kan exempelvis vara en individs namn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum och personnummer. Även bilder, filmer och ljudklipp där det går att identifiera någon betraktas som personuppgifter, likaså fastighetsbeteckning. En IP-adress som går att koppla till en nu levande person är också en personuppgift.

Känsliga personuppgifter:
Vissa kategorier av personuppgifter betraktas enligt dataskyddsförordningen som känsliga och har därför ett starkare skydd:

• etniskt ursprung
• politiska åsikter
• religiös eller filosofisk övertygelse
• medlemskap i en fackförening
• uppgifter rörande hälsa och sjukdom
• uppgifter om en persons sexualliv eller sexuella läggning
• genetiska eller biometriska uppgifter

Det ställs högre krav på oss som personuppgiftsansvariga när vi behandlar sådana uppgifter. Känsliga personuppgifter får som huvudregel inte behandlas, om det inte är nödvändigt av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse som finns reglerat och dessutom står i proportion till det eftersträvade syftet. I ISN behandlas känsliga personuppgifter bland annat via ansökningar gällande handikapparkering

Behandling av personuppgifter:
Begreppet behandling av personuppgifter innefattar i princip allt som går att göra med en personuppgift. Det kan vara insamling, lagring, registrering, organisering, sammanställning, överföring och utplåning av uppgiften, med mera. Viktigt att tänka på är att en behandling inte är beroende av att det görs på en dator eller annat digitalt verktyg – en behandling innefattar även manuell hantering där uppgifterna finns i pappersformat

Personuppgiftsansvarig:
Personuppgiftsansvarig är den organisation som bestämmer syftet med personuppgiftsbehandlingen, alltså den som bestämmer hur behandlingen ska gå till och vilka uppgifter som ska behandlas. Personuppgiftsansvarig bestämmer också varför personuppgifter ska behandlas Den personuppgiftsansvarige är i detta fall är Infrastruktur och servicenämnden i Luleå kommun

Personuppgiftsbiträde:
I vissa fall kommer dina personuppgifter även att behandlas av ett så kallat personuppgiftsbiträde. Detta handlar om en fysisk eller juridisk person, myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter för vår räkning. Det kan då röra sig om exempelvis ett företag som levererar ett IT-system åt oss som myndighet, vilket är nödvändigt för att utföra vår verksamhet.

Ett personuppgiftsbiträde får bara behandla personuppgifterna enligt nämndens instruktioner, och omfattas också av kraven i dataskyddslagstiftningen. Instruktionerna regleras i ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal)

Registrerad:
Begrepp som används för att beskriva den person vars uppgifter behandlas.

Rättslig grund:
När vi vill behandla personuppgifter i vår verksamhet måste vi följa dataskyddsförordningen (GDPR). VI måste bland annat stödja er på någon av de rättsliga grunderna. Utan en rättslig grund är behandlingen av personuppgifter inte laglig.

Ibland kallas detta även för laglig grund.

Vi behandlar personuppgifter om följande kategorier av registrerade:

• I vissa fall medborgare som ringer till kundcenter.
• I vissa fall medborgare som gör felanmälan på fastigheter, vägar och parker
  
• Boende i kommunens ägda bostäder.
• Personal inom verksamheten.
• Kontaktpersoner på företag, föreningar och kommunala bolag och andra förvaltningar.

Syftet med våra behandlingar är att administrera, tillhandahålla och/eller handlägga;

• Felanmälningar
• Samverkan med externa och interna aktörer
• Kommunikation
• Vidarebefordra uppgifter från kundcenter till andra aktörer
• Arkivhållning
• Anmälan om tillbud, olycksfall och kränkande behandling
• Enkäter, formulär, nyhetsbrev, e-post
• Självservice via e-tjänster och blanketter (interna/externa tjänster)
• Synpunkter, frågor, klagomål och iakttagelser från medborgare
• Fastighetsbas - dokumentation över ett hyresförhållande; hyresavtal, hyresdebitering, fastighetsdokumentation, ritningar, planerat underhåll av fastigheter, administration av ärendehantering, tillsyn och skötsel, planering samt fastighetsrelaterade frågor.
• Kameraövervakning. Syftet varför vi använder oss av kamerabevakning är för att förebygga problem med skadegörelse som våra fastigheter utsätts för, främst glaskross och klotter.
• Programmering av nycklar och cylindrar samt nyckelutlåning
• Passagesystem på fastighetsobjekt
• Styrsystem för fastighets och process automation, systemet hanterar även larm och trendanalys.
• Energiuppföljning/energianalys på kommunala fastigheter.

De rättsliga grunderna för insamling av personuppgifter vid infrastruktur- och serviceförvaltningen beskrivs i artikel 6 i GDPR. De rättsliga grunderna som är aktuella för infrastruktur- och serviceförvaltningen är främst sådan som är nödvändig för att utföra uppgift av allmänt intresse/myndighetsutövning, avtalsförhållande, rättslig förpliktelse och i vissa fall även samtycke.

Rättslig förpliktelse
Ska användas som rättslig grund när en behandling av personuppgifter görs som ett led i att uppfylla en rättslig skyldighet. Används till exempel vid register av ärenden kring schakttillstånd och trafikanordningsansökningar där ett behov finns av ett ärendehanteringssystem för att kunna hantera ansökningarna. Den rättsliga förpliktelsen att behandla personuppgifter ska följa av lag eller annan författning, av kollektivavtal eller beslut som har meddelats med stöd av lag eller annan författning.

Allmänt intresse
Är en uppgift som är av allmänt intresse kan styras av det reglemente som är beslutat av kommunfullmäktige I Luleå kommun. Information sparas till exempel i ett fastighetssystem kring de fastigheter som kommunen äger. I ett speciellt fastighetssystem finns även ett hjälpmedel för energiuppföljning. Ett annat exempel på allmänt intresse är redigering som sker på Luleå kommuns vägdata.

Myndighetsutövning
När det gäller myndighetsutövning för vår verksamhet kan det handla om att besluta om avgifter för olika tjänster eller överträdelse. Det kan även handla om beslut gällande till exempel tillstånd. Det system som används för att hantera handikapptillstånd för parkering är en typ av hjälpmedel som behövs för myndighetsutövning.

Avtal
Kopplat till viss verksamhet används även den rättsliga grunden avtal. Detta kan handla om när avtals skrivs mellan kommunen och hyresgäster.

Samtycke
I några begränsade fall kan det också handla om samtycke. Behandling som görs med samtycke som rättslig grund kan vara när exempelvis att vår kommunikationsavdelning tar bilder (foto, film eller ljudupptagningar) för att lägga upp på webbplats eller sociala medier för att presentera vad som är på gång. I dessa fall inhämtar förvaltningen samtycke.

Vi får tillgång till personuppgifterna när du vänder dig till oss, exempelvis genom att fylla i en blankett, e-tjänst eller har kontakt med oss via telefon och e-post. I vissa fall kan vi få tillgång till dina uppgifter från en tredje part, exempelvis myndighet eller andra förvaltningar inom Luleå kommun. Utöver detta hämtas också uppgifter från kommunens invånarregister. Uppgifter till kommunens invånarregister hämtas från Skatteverket.

I vissa fall kan dina personuppgifter komma att delas. Detta kommer framförallt ske mellan administratörer/handläggare inom förvaltningen samt med andra förvaltningar inom Luleå kommun. Uppgifter kan delas till våra personuppgiftsbiträden (upphandlade leverantörer och eventuellt till deras underleverantörer) som tillhandahåller våra digitala system och stadsarkivet.

Som en del av vårt förmedlingsarbete skickar vi dina personuppgifter vidare till eventuell extern hyresvärd. Det kan också finnas andra leverantörer som kan behöva ta del av dina personuppgifter, exempelvis Luleå energi och Svea inkasso.

Insamling för publicering
Infrastruktur- och serviceförvaltningens verksamheter tar ibland bilder (foto, film) eller gör ljudupptagningar för att lägga upp på webbplats eller sociala medier i syfte att presentera verksamheten eller marknadsföring. I dessa fall inhämtar vi ett samtycke av personen.

Offentlighetsprincipen
Hos infrastruktur- och serviceförvaltningen gäller den så kallade offentlighetsprincipen. Detta innebär att det är möjligt att begära ut allmänna handlingar från oss. Sådana handlingar är de som, enligt Tryckfrihetsförordningen, blivit upprättade eller har inkommit till myndigheten. Exempel på allmänna handlingar är bland annat brev, protokoll och beslut. Syftet är att ge allmänheten insyn i hur myndigheter och andra offentliga organ arbetar.

Allmänna handlingar kan innehålla personuppgifter. När en handling begärs ut görs en sekretessprövning. Detta innebär att viss information kan komma att undantas från utlämningsskyldigheten. Detta gäller till exempel om informationen bedöms kränka någons integritet. Det måste alltid finnas lagstöd för att vi ska ha rätt att belägga handlingar med sekretess.

Infrastruktur- och serviceförvaltningen behandlar personuppgifter under den tid som krävs för att handlägga berört ärende eller om du hyr lägenhet av oss så länge du hyr den. Personuppgifterna sparas inte längre tid än vad som är ändamålet med behandlingen och dessa gallras enligt gällande arkivlag och vår dokumenthanteringsplan, 2 år efter avslutat hyresförhållande.

När berört ärende är slutbehandlat eller du flyttar kommer personuppgifterna antingen att bevaras (sparas) eller att gallras (raderas/förstöras) i enlighet med arkivlagstiftning (i de fall uppgifterna förekommer i handlingar som räknas som allmän handling). Vilka handlingar som faktiskt bevaras respektive gallras bestäms utifrån tillämplig lagstiftning och infrastruktur- och servicenämndens dokumenthanteringsplan.

Det är infrastruktur- och servicenämnden som är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som görs inom dess ansvarområde.

Infrastruktur och servicenämnden

Postadress: Infrastruktur och servicenämnden, Luleå Kommun, 971 85 Luleå
E-post: lulea.kommun@lulea.se
Telefon (växel): 0920-45 30 00 Länk till annan webbplats.

Dataskyddsombud

Infrastruktur och servicenämnden har ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet svarar på allmänna frågor kring kommunens hantering av personuppgifter. Om du har frågor/funderingar eller kanske inte är nöjd med hur vi hanterar dina personuppgifter så kan du vända dig till kommunens dataskyddsombud.

Postadress: Dataskyddsombud, Luleå kommun, 971 85 Luleå
E-post: dataskyddsombud@lulea.se