Behandling av personuppgifter, Lärplattformen, frånvaro och vistelsetid, frånvaro och vistelsetid

Här beskrivs hur vi behandlar personuppgifter i Unikum och i Tempus.

Unikum

Ändamålet med behandlingen

Unikum är en lärplattform för våra kommunala förskolor och skolor samt ett frånvarosystem för våra kommunala skolor inom Luleå kommun.

I lärplattformen kommer personal, elever och vårdnadshavare eller annan ansvarig vuxen åt elevens dokumentation och information samt möjliggör kommunikation mellan hem och skola.

Rättslig grund

Allmänt intresse.

Att underlätta samarbete kring lärande och kvalitet, samt arbetet för personal, vårdnadshavare, barn och elever i utbildningsväsendet i enlighet med skollagen (2010:800), arkivlagen (1990:782), läroplaner, samt allmänna råd och andra styrdokument för utbildningsväsendet utgivna av Skolverket eller annan behörig myndighet.

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser

Behandlingen omfattar följande kategorier av registrerade:

• Sstuderande/elev/barn
• Personal
• Vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen.

Behandlingen omfattar följande personuppgifter:

• Personnummer/samordningsnummer/tillfälligt personnummer
• Namn
• Kontaktuppgifter i form av mobil, e-post
• Roll (elev, vårdnadshavare, rektor, mentor, lärare)
• Kopplingar till elever, grupper, klass, enheter, vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen
• Profilbild (valfritt)
• Profiltext (valfritt)
• Geografisk position
• Loggning
• Informationsutskick, kommunikation
• Användares inställningar (exempelvis medgivanden, notiser)
• Elevdokumentation (exempelvis omdömen, samtal, uppgifter, stödinsatser)
• Frånvaro/närvaro för elev i skola.

I Unikum hanteras skyddsvärd information i form av betygsunderlag, omdömen, individuella utvecklingsplaner (IUP), stödinsatser. Övergångsdokumentation sparas i Unikums Arkiv och följer med barnet/eleven vid byte av skola och skolform inom Luleå kommun.

Mottagare av personuppgifterna
Internt:

• Behöriga systemanvändare
• Interna system via teknisk integration.
• Stadsarkivet (avser de uppgifter som skall bevaras).

Externt:

• Berörda systemleverantörer
• Uppgifter kan komma att lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen.

Överföring till tredje land?
Nej.

Lagring
Följande information kommer att bevaras och så småningom flyttas till vårt stadsarkiv: Betygsunderlag, individuella utvecklingsplaner (IUP), samtalsunderlag, överenskommelser, stödinsatser och säkra anteckningar. Sammanställd ogiltig frånvaro från en termin kan komma att bevaras på betygsdokument, enligt rutin för betygsdokument.

Olika gallringstider gäller för olika skolformer (förskola, anpassad grund-och gymnasieskola, grund- och gymnasieskola) och beroende på uppgift kan gallringstiden variera mellan 1 år fram till att aktiv skolplacering avslutas. Detta enligt förvaltningens dokumenthanteringsplan.

Unikum - Arkiv

I Unikum hanteras skyddsvärd information, den kan endast ses av den personal som har koppling till barnet/eleven. Övergångsdokumentation sparas i Unikums Arkiv och följer med barnet/eleven vid byte av skola och skolform inom Luleå kommun.

Övergångsdokumentation i grundskolan och gymnasieskolan:

• Betygsunderlag, bedömning kunskaper, kunskapstabellen, extra anpassningar, särskilt stöd, säkra anteckningar, sparas 3,5 år.
• Samtal, individuella utvecklingsplaner (IUP), Planering och uppgifter, Matriser, Lärlogg, reflektion, sparas 1,5 år.
  

Övergångsdokumentation i förskolan:

• Extra anpassningar, särskilt stöd, säkra anteckningar, sparas 3,5 år.
• Samtal, Planering, Lärlogg, reflektion, sparas 1,5 år.
  

Samtycke i förskolan

I förskolan behöver vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen lämna samtycke för att övergångsdokumentationen ska följa med barnet till annan förskola eller skolform.

Utan samtycke sker ingen överföring av övergångsdokumentation.

Samtycke hanteras digitalt i Unikum och kan ges och återtas när som helst.

Inför varje läsårsstart blir vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen påmind om sina val och kan uppdatera informationen.

Övergångsdokumentation som ska bevaras eller gallras hanteras enligt förvaltningens dokumenthanteringsplan.

Tempus

Ändamålet med behandlingen

Tempus är ett system för schemaläggning och närvarohantering i förskola och på fritids. Tempus omfattar följande delar:

• Tempus Admin: En portal för verksamheten att administrera Tempus, kommunicera med vårdnadshavare och eller annan personal, planera mat och aktiviteter, se statistik och få en översikt över den faktiska närvaron.
• Tempus Hemma: Är ett webbaserat verktyg för närvaroregistrering för förskola/fritids. Genom verktyget kan vårdnadshavaren lägga schema, se/kontrollera närvaro, anmäla frånvaro, se historik för närvaro och scheman, göra inställningar på sitt Tempuskonto.
• Tempus Nu: Används för att checka in/ut barnet från verksamheten via pekskärm på avdelningen.

Det sker en synkronisering av data mellan dessa tre applikationer.
Vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen använder Tempus Hemma och Tempus Nu.

Rättslig grund

Allmänt intresse och myndighetsutövning.

Behandlingen är nödvändig för att utföra uppgift av allmänt intresse enligt Skollag (2010:800) och förskolans läroplan, samt som ett led enligt nämndsbeslut.

Det kan förekomma viss nödvändig behandling för att fullgöra avtal kring barnomsorg.

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser

• Barn: Personnummer, namn, bild/foto (valfritt), ålder, användar-id, enhets- och avdelningstillhörighet, kostinformation, närvaro/frånvaro, frånvaroanledning (sjukdomsinformation)
• Vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen: Personnummer, namn, roll och relation, användar-id, senast inloggad + synk-id, kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer)
• Hämtare: Namn, bild/foto (valfritt), telefonnummer, närvaro på ställe (hämtning/lämning).
• Personal hos den personuppgiftsansvarige: Användar-id, roll och åtkomster, användartyp/befattning, namn, personnummer, telefonnummer, e-postadress, enhets- och avdelningstillhörighet, schemauppgifter (start, slut, rast, typ av arbetspass), senast inloggad + synk-id
• Utöver detta kan personuppgifter förekomma i fritext och som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Personal kan fylla i kalenderhändelse och anteckningar om barnets vistelse. Vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen kan fylla i fält för Hämtare.
  

Mottagare av personuppgifterna
Internt:

• Behöriga systemanvändare
  

Externt:

• Berörd systemleverantör med underbiträden.
• Uppgifter kan komma att lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen.
  

Överföring till tredje land?
Nej.

Lagring
Frånvaroanmälan och närvarodata (in- och utcheckning) gallras efter 3 år. Användarkonton, schema, foto/bild, tidsbokning, data i blogg och kalenderhändelser gallras bort vid inaktualitet.

Gallring kan i vissa fall ske genom att uppgifterna anonymiseras. Det innebär att man raderar alla uppgifter som identifierar personen, men ger möjlighet för verksamheten att erhålla aggregerad statistik.

Mer om barn- och utbildningsförvaltningens personuppgiftsbehandling

Dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen och hur du kan kontakta oss