Patientsäkerhetsberättelse

Engagerad ledning och tydlig styrning

En grundläggande förutsättning för en säker vård är en engagerad och kompetent ledning och tydlig styrning av hälso- och sjukvården på alla nivåer.

Övergripande mål och strategier

Utifrån behoven i vår verksamhet har vi skapat mål som sträcker sig mellan 2022-2024. Målen är baserade på de mål som Socialstyrelsen tagit fram i sin handlingsplan “Nationell Handlingsplan för ökad patientsäkerhet i Hälso- och sjukvården 2020–2024”. Målen är baserade på fem prioriterade fokusområden som utgår från de huvudsakliga utmaningarna inom patientsäkerhetsarbetet och utgör en struktur för handlingsplanens nationella åtgärder.

De nationella målen är:

• Öka kunskap om inträffade vårdskador
• Tillförlitliga och säkra system och processer
• Säker vård här och nu
• Stärka analys, lärande och utveckling
• Öka riskmedvetenhet och beredskap

Områden som också är prioriterade är Digitalisering och God och nära vård.

I linje med de nationella målen ska vi arbeta framåt och utveckla patientsäkerheten på ett strategiskt och systematiskt sätt. Genom den treåriga handlingsplanen (2022–2024) finns de övergripande målen kvar men aktiviteterna revideras årligen efter analys av verksamhetens behov.

Nedan följer målen för 2022–2024, aktiviteter som arbetats med under 2022 samt uppföljning av aktiviteterna.

Mål: Ökad delaktighet och kunskap om samt förstärka arbetet med det systematiska förbättringsarbetet gällande avvikelser, risker samt klagomål och synpunkter

Mål: Aktuella, uppdaterade, relevanta processer och rutiner som är kända och används i det dagliga arbetet

Mål: Informationssäker hälso- och sjukvårdsverksamhet.

Mål: Ökad kunskap och medvetenhet om kvalitetshöjande faktorer som krävs för att bedriva patientsäker vård.

Mål: Ökad patientdelaktighet och möjlighet till påverkan av vården.

Mål: Ökad digitalisering

Mål: Öka riskmedvetenhet och beredskap i vår verksamhet

Mål: Stärka vårdprocesser så elever får rätt vård på rätt nivå vid rätt tillfälle

Organisation och ansvar

I Elevhälsans Hälso- och sjukvårdsverksamhet finns:

• Elevhälsans medicinska insats (EMI), där skolsköterskor och skolläkare ingår
• Psykologer

I verksamheten finns totalt 21 skolskötersketjänster, varav 5 är riktade mot gymnasiet. Utöver har det under 2022 funnits extra skolsköterskeresurs på 50% i grundskolan. Detta innebär att inom grund- och grundsärskolan har varje skolsköterska i genomsnitt ungefär 465 elever och inom gymnasie- och gymnasiesärskola 470 elever. Det finns en skolläkare på deltid kopplad mot samtliga elever inom grundskola och gymnasium. Det finns totalt 7 skolpsykologtjänster i verksamheten, varav 1 på gymnasiet. Detta innebär i genomsnitt 1239 elever/psykolog inom grund- och grundsärskolan och 2350 elever/psykolog inom gymnasie- och gymnasiesärskolan. Antal elever per skolpsykolog och skolsköterska varierar stort beroende på vilket av skolområdena man verkar inom.

Ledningen av hälso- och sjukvården ska vara organiserad så att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet.

Barn- och utbildningsnämnden (BUN) är ansvarig vårdgivare och beslutar om mål och struktur för hälso- och sjukvårdsarbetet samt delegerar uppdrag till verksamhetscheferna i grund- och gymnasieskola. BUN har det övergripande ansvaret för patientsäkerheten.

Verksamhetschef HSL ansvarar för säker hälso- och sjukvård genom att leda ett aktivt riskförebyggande arbete inom sin verksamhet. Verksamhetschefens uppdrag är att säkerställa att patientens behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet i vården tillgodoses. Luleå kommun har en verksamhetschef i grundskola respektive gymnasieskola.

Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska (MLA) och psykologiskt ledningsansvarig psykolog (PLA) har av verksamhetscheferna fördelats arbetsuppgifter i patientsäkerhetsarbetet. Utifrån sina respektive professioner är MLA och PLA rådgivare i patientsäkerhetsfrågor för verksamhetscheferna. MLA är anmälningsansvarig i ärenden enligt lex Maria till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Anmälan sker i samverkan med ansvarig verksamhetschef för HSL.

Ledningsgrupp för hälso- och sjukvård utgörs av de två verksamhetscheferna samt MLA och PLA, som tillsammans verkar för ett systematiskt kvalitets- och patientsäkerhetsarbete. Arbetet utgår från ett årshjul som beskriver patientsäkerhetsarbetet under kalenderåret (se bilaga 1). Arbetet innefattar kontinuerligt förbättringsarbete med avvikelser, risker och klagomål, uppdatering av ledningssystemets processer och rutiner samt egenkontroll. Patientsäkerhetsarbetet sammanfattas årligen i en Patientsäkerhetsberättelse.

Hälso- och sjukvårdspersonal inom BUF (skolsköterskor, skolläkare och skolpsykologer) är skyldiga att bidra till hög patientsäkerhet upprätthålls. Personalen ska i detta syfte rapportera risker för vårdskador till vårdgivaren samt händelser som har medfört eller hade kunnat medföra vårdskada.

Patientnämnden är en oberoende instans med uppgift att hjälpa patienter att få den information som de behöver för att kunna ta tillvara sina intressen i hälso- och sjukvården. I uppgiften ingår att främja kontakten mellan patienter och hälso- och sjukvården. Region Norrbotten och Norrbottens kommuner har samma patientnämnd och den administreras av Region Norrbotten.

Patientsäkerhetsarbetet planeras utifrån ett ledningssystem som innehåller en handlingsplan, årshjul (se bilaga 1), processer och rutiner, systematisk hantering av risker, händelser och klagomål/synpunkter samt egenkontroll enligt plan (se bilaga 2). Utifrån analys har vi under 2022 förtätat mötesfrekvensen för Ledningsgrupp HSL, då vi tänker att ökad kontinuitet leder till bättre kvalitet i patientsäkerhetsarbetet. Insatsen har visat på gott resultat och planeras fortsätta.

Samverkan för att förebygga vårdskador

För skolpsykologgruppen har behov av samverkan i samband med processen för skolformsutredning identifierats, dels med barn- och ungdomshabiliteringen, Sunderby sjukhus, dels med Föräldra- och barnhälsan. Under 2022 har samverkan mellan skolpsykologgruppen och barn- och ungdomshabiliteringen, Sunderby sjukhus genomförts vid två tillfällen. Samverkan sker i syfte att ur olika aspekter diskutera de patientgrupper som är gemensamma för verksamheterna. Samverkan har ägt rum mellan Länsenheten Föräldra- och barnhälsan och skolpsykologgruppen. Ämnet för samverkan var fortsatt att stärka vårdflödet för de barn med utvecklingsförsening och misstänkt intellektuell funktionsnedsättning som följts av föräldra- och barnhälsopsykolog innan skolstart, samt utvärdera de insatser som under året satts in i syfte att stärka vårdflödet.

Under hösten 2021 sa Region Norrbotten upp samverkansavtalet som funnits gentemot Norrbottens kommuner angående hälsosamtalet och hälsoenkäten som skolsköterskorna har genomfört i förskoleklass, år 4, år 7 och första året på gymnasiet. Det innebär att efter vårterminen 2022 har inte någon hälsoenkät genomförts i Luleå Kommun. En viktig samverkansyta med Region Norrbotten har försvunnit i och med det. Hälsosamtalet har genomförts som förut. Samverkan sker regelbundet mellan MLA verksamma i Norrbottens kommuner, detta i syfte att utbyta erfarenheter och att arbetet med den medicinska insatsen inom elevhälsan ska vara så likvärdig som möjligt inom länet. Samverkan med Barnhälsovården (BHV) i Region Norrbotten finns angående de barn som övergår från BHV till EMI i kommunen. Överrapportering sker under försommaren eller tidig höst mellan BHV-sjuksköterska och skolsköterska samt att vårdnadshavare lämnar samtycke till överföring skriftligt så att journalkopia kan överföras från BHV till EMI. Ett samverkansavtal finns mellan Norrbottens Kommuner och Region Norrbotten angående Barnvaccinationsprogrammet och vem som ansvarar för vaccinering i olika åldrar, för att säkerställa att barn får de vaccinationer de har rätt till. EMI har representant med i Region Norrbottens vaccinationsgrupp, för att följa utvecklingen av förändringar och nyheter när det gäller vaccinationer. Där ingår även upphandlingar och utbildningar. Gruppens arbete har inte kommit i gång efter pandemin men väntas återupptas.

Med anledning av att stärka patientens vårdflöde och tydliggöra ansvarsområden finns en länsövergripande överenskommelse mellan Norrbottens Kommuner och Region Norrbotten gällande remisser för neuropsykiatriska utredningar till Barn- och ungdomspsykiatrin. Överenskommelse och rutin är uppdaterad under våren 2021. Behov av samverkan med BUP Luleå-Boden är fortsatt aktuell och två möten har genomförts under 2022. Under dessa möten har det ökade antal remisser angående frågeställningen Neuropsykiatriskt funktionsnedsättning (NPF) från skolan diskuterats. Där har också förbättringsområden när det gäller remissflödet diskuterats. I samverkan med de pedagogiska professionerna har checklistor utarbetats för att kvalitetssäkra processen vid remiss samt har ett arbete att tydliggöra rutiner när skolan initierar remiss för NPF-utredning påbörjats. Detta för att öka kvalitén på remisserna och därmed minska risken för att remisser skickas tillbaka på grund av att de saknar väsentlig information. Arbete planeras fortsätta under 2023. En länsövergripande överenskommelse finns även mellan Norrbottens Kommuner och Region Norrbotten, gällande remittering från skolan till Länslogopedin. Överenskommelse och rutin är uppdaterad i april 2021. Samverkan sker även via remittering till Region Norrbottens verksamheter så som Regionens hälsocentraler, BUP-linjen, Barn- och ungdomsmedicin, Barn- och ungdomshabiliteringen, Ortopedkliniken, Röntgenkliniken, Öron-näsa-halskliniken och Ögonkliniken. Remissrutiner och remissmallar finns och uppdateras vid behov.

Ett samverkansarbete utifrån “Nära vård för barn och unga” har inletts mellan Norrbottens kommuner och Region Norrbotten för att förbättra och förenkla vårdflödet för barn och unga när de är i behov av vårdinsatser på olika nivåer. Det gäller både somatiska tillstånd och psykisk ohälsa.

Intern samverkan sker regelbundet då skolpsykologgruppen inom grundskolan har regelbundna professionsträffar veckovis och professionsträffar med psykologer i grundskola och gymnasium ungefärligen två gånger per termin. Samverkan sker även med länets skolpsykologer terminsvis. Syftet med att träffas i länet är informations- och erfarenhetsutbyte samt ökad samverkan och kompetens. Skolsköterskorna i Luleå kommun har regelbundna professionsträffar en gång i månaden. En regelbunden samverkan sker mellan grundskolan, gymnasiet och friskolor. Syftet med detta är att öka kompetensen, öka samverkan och delge varandra information och utbyta erfarenheter. Ett nära samarbete bedrivs mellan elevhälsans samtliga professioner vid lokala elevhälsoteamsträffar. Detta i syfte att elever i behov av stöd fångas upp genom tvärprofessionell samverkan. Skolsköterskor medverkar regelbundet vid dessa träffar. Skolpsykolog har tidigare år samt under våren medverkat några gånger per termin, utifrån dialog med rektor och elevhälsoteamet. Under hösten har skolpsykolog, i syfte att stärka lokal elevhälsa och bidra till en samlad elevhälsa enligt Skollagen, utökat medverkan till ungefär en gång per månad per skolenhet. Insatsen med ökad närvaro i lokala elevhälsoteam kommer att utvärderas. Samverkan mellan elevhälsoprofessioner på lokal och central nivå sker även vid träffar då inom varje skolområde träffas. Träffar för hela Resurscentrums Elevhälsa, d.v.s. skolsköterskor, skolkuratorer, skolpsykologer och centralt placerade specialpedagoger/metodutvecklare har genomförts fyra gånger under 2022. Detta som ett led i att utveckla en sammanhållen och likvärdig elevhälsa i kommunen.

Informationssäkerhet

Det är ännu inte helt klarlagt vem i verksamheten som är informationsansvarig, men frågan är under utredning. För att säkra informationssäkerhet i verksamheten har följande åtgärder vidtagits:

• Varje användare tilldelas en individuell behörighet för åtkomst till den digitala patientjournalen. Utifrån rådande lagstiftning har professionerna skilda patientjournaler och har enbart behörighet till de enheter där man verkar.
• En skolsköterska är ansvarig för att journalsystemet PMO (Profdoc Medical Office) uppdateras så att den senaste tillgängliga versionen används. Denne ansvarar också för att journalsystemet regelbundet hämtar nya elever som läggs in i skolans administrativa system. PMO journalsystem är GDPR-säkrat.
• Patientjournalens struktur bygger på gemensamma sökord och dokumentmallar för respektive professionsgrupp.
• Journalkopior utlämnas enligt strikta rutiner efter samtycke och sker elektroniskt till samarbetspartners som har journalsystemet PMO och med papperskopia av journal till vårdgivare utan elektronisk kompatibelt system.
• För att säkerställa att ingen obehörigt tar del av journalhandlingar, genomförs enligt rutin loggkontroller i journalsystemet PMO terminsvis. Resultat återkopplas till verksamhetschef HSL som vid behov vidtar åtgärder.
• NIS-direktivet trädde i kraft i kommunen 2019 och det omfattar även EMI (Elevhälsans Medicinska Insats). Ansvariga kontaktpersoner är utsedda. Verksamhetschefer HSL bevakar frågan kring arbete med NIS.
• Mail som inkommer från vårdnadshavare journalförs och raderas sedan från inkorgen.
• Riktlinjer finns i kommunen för säkra digitala möten och hur sekretessbelagd information ska hanteras.
• Skolpsykologerna har för vissa testinstrument tillgång till digital testning samt digital rättning vid psykologutredning i samband med skolformsutredning. Digital testning och rättning ökar tillförlitligheten i administrering och rättning, vilket i förlängningen bidrar till ökad patientsäkerhet.
• Skolpsykologerna har under 2022 erhållit en skanner för att kunna skanna in journalkopior och liknande dokument i den digitala patientjournalen, vilket innebär säkrare förvaring av information. Skolsköterskegruppen skannar sedan flera år tillbaka in motsvarande dokument.

Skolsköterskorna har under 2022 använt Secure mailbox för att få en säkrare kommunikation med vårdnadshavare, elever och med andra vårdinstanser. Alla skolsköterskor har också introducerats i Secure meeting. Pilotstudien avslutas under hösten 2022. Luleå Kommun avser upphandla ett kommunikationssystem där säker kommunikation kan ske. Eftersom den upphandlingen inte blir färdig när pilotstudien med Secure Mailbox och Secure Meeting avslutas, förlängs avtalet under våren 2023 tills en upphandling av system är färdigt. Användare blir fortsättningsvis bland annat skolsköterskor.

En god säkerhetskultur

En grundläggande förutsättning för en säker vård är en god säkerhetskultur. Organisationen ger då förutsättningar för en kultur som främjar säkerhet.

De åtgärder som genomförts under året för att stärka säkerhetskulturen är:

• MLA och PLA har tillsammans med respektive profession gått igenom föregående års patientsäkerhetsberättelse, i syfte att stärka delaktigheten i patientsäkerhetsarbetet.
• MLA och PLA har under året ansvarat för att informera och redogöra angående inkomna avvikelser, risker och klagomål/synpunkter samt arbetet med dessa på professionsträffar. Syftet är att skapa ett gemensamt lärande kring inträffade händelser och att stärka en god patientsäkerhetskultur där professionerna öppet diskuterar inträffade händelser, orsaker och förbättringar ur ett organisatoriskt perspektiv.
• Under 2022 har MLA och PLA genomfört utbildning gällande avvikelser, risker och klagomål/synpunkter till skolsköterskor och skolpsykologer i grundskola och gymnasiet. Under 2022 skedde utbildning i februari och oktober. Målet framöver är att utbildningen ska ske en gång per år på hösten. Vi har valt att kalla arbetet med avvikelser, risker och klagomål/synpunkter för förbättringsarbete, då det övergripande handlar om att identifiera förbättringsområden i verksamheten. Under vårens utbildning jobbade vi med fördjupning av arbetet genom olika fallexempel. Höstens utbildning var en fördjupning i arbetet med risker och riskanalys av verksamheten.
• Gällande hantering av klagomål och synpunkter är informationen på hemsidan förbättrad och uppdaterad. Ett utredande arbete för att eventuellt använda Luleå Kommuns e-tjänst för klagomål och synpunkter är startad i syfte att inkomma med klagomål och synpunkter.

Adekvat kunskap och kompetens

En grundläggande förutsättning för en säker vård är att det finns tillräckligt med personal som har adekvat kompetens och goda förutsättningar för att utföra sitt arbete. Samtliga sex tillsvidareanställda skolpsykologer i grundskolan genomgår specialistutbildning inom pedagogisk psykologi. Samtliga skolpsykologer i grundskola och gymnasium bedöms ha rätt kompetens för att genomföra det hälso- och sjukvårdsarbete som skolpsykologuppdraget kräver. Efter behov erbjuds relevant utbildning i de testinstrument som används vid psykologbedömning. Skolpsykologerna har en beredskapsplan för frånvaro som aktiveras vid frånvaro hos psykolog. Prioritering i den planen är alltid att säkerställa att psykologbedömning som del av skolformsutredning kan genomföras i första hand. Psykologgruppen har ej varit fullbemannade under året, delvis med anledning av tjänstledighet och uppsägning under höstterminen och delvis med anledning av deltidsföräldraledigheter hos flera psykologer. Sammantaget har frånvaron utgjort ungefärligen 130 % av 600 % skolpsykologresurs sen mitten av april. Frånvaron har till viss del kunnat kompenseras med inköp av psykologbedömningar av konsultpsykolog.

Alla tillsvidareanställda skolsköterskor har efterfrågad adekvat specialistutbildning. Det vill säga specialistutbildning Distriktsköterska, Barnsjuksköterska eller Skolsköterska. Kompetensutveckling för skolsköterskor gällande ryggbedömning utifrån screeningprogram för skolios, tillväxt, dokumentation, specifik utbildning i PMO genomförs årligen. Alla i gruppen är utbildade i hörselmätning. Några skolsköterskor har genomgått samtalsutbildning riktat till barn med Neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Samtliga skolsköterskor har under våren 2022 genomgått samtalsutbildning där fokus har legat på validering, spegling, psykoedukation och bedömningssamtal. Skolsköterskornas kompetensutvecklingsplan är reviderad och uppdaterad under 2021 och den löper över två år. Fyra fokusområden har prioriterats: Reproduktiv hälsa, Synundersökning och remiss till Ögonkliniken, Ortopediska besvär hos barn och unga samt Samtalsmetodik. Förutom utbildning i Samtalsmetodik har skolsköterskorna genomgått utbildning i Synundersökning och Ortopedi. Fortsättningsvis prioriteras utbildning i PMO journalsystem. Kompetensutveckling angående avvikelser och förbättringsarbete har hållits under året för både skolsköterskor och psykologer.

Patienten som medskapare

En grundläggande förutsättning för en säker vård är patientens och de närståendes delaktighet. Vården blir säkrare om patienten är välinformerad, deltar aktivt i sin vård och ska så långt som möjligt utformas och genomföras i samråd med patienten. Att patienten bemöts med respekt skapar tillit och förtroende.

Ett nära samarbete pågår ständigt med elevernas vårdnadshavare när det gäller samtycke till vård samt för att optimera vård och kontakt med eleverna. Exempel på detta är samtycke till vaccinationer, information och medverkan vid hälsosamtal samt medgivande vid psykologutredning. Ett arbete har påbörjats för att införa digitala samtycken för EMI, vilket finns med som en kravspecifikation i upphandlingen av nytt journalsystem 2023. Digitala samtycken förväntas förenkla och förbättra kvaliteten i arbetet, öka patientsäkerheten samt vara tidsbesparande för skolsköterskorna i det administrativa arbetet. Digital tidsbokning för hälsobesöken i förskoleklass används av alla skolsköterskor.

Under hösten 2022 har en ny e-tjänst lanserats för barn och unga som går i Luleå Kommuns skolor från år 4 till och med gymnasiets 3:e år. E-tjänsten heter ”Digital kontakt Elevhälsa” och ska underlätta för eleverna att kontakta elevhälsans professioner skolsköterska och skolkurator även under tider då professionerna inte finns på skolan. Under de större loven, sommarlov och jullov är tjänsten stängd. Eftersom tjänsten endast varit i bruk två månader så finns ingen utvärdering av resultatet ännu.

Under året har psykologgruppen jobbat fram ett informationshäfte inför psykologutredning som riktar sig till elev, för att göra eleven mer delaktig och förberedd. Ett informationshäfte med information om diagnos intellektuell funktionsnedsättning har tagits fram. Båda materialen innehåller bildstöd för att tydliggöra information. För att öka delaktighet, struktur och förståelse under själva testsituationen har ett bildstöd tagits fram även för denna.

Samarbetet med vårdnadshavare är nästan alltid en förutsättning för att det ska bli en bra kontakt mellan elev och skolsköterska, skolläkare eller psykolog. Vid besök till skolläkaren är vårdnadshavare oftast delaktig när det gäller barn under 18 år. Eleven själv skall ha medinflytande i sin vård genom att vårdgivaren tar hänsyn till barnets ålder och mognad. Utifrån detta anpassas delaktighet och självbestämmande med hänsyn till elevens integritet. Vårdnadshavares rätt till delaktighet ska också beaktas och anpassas utifrån barnets ålder och mognad liksom den information som barnet får. Barnets bästa ska särskilt beaktas.

För att öka delaktigheten från vårdnadshavare och elev finns planer på riktade målgruppsundersökningar. Målgruppsundersökningar för EMI har diskuterats att utföras framöver och ett fortsatt arbete och planering kommer ske under 2023.

Vårdgivaren ska utöva egenkontroll, vilket ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att vårdgivaren ska kunna säkra verksamhetens kvalitet. Egenkontrollen kan innefatta jämförelser av verksamhetens nuvarande resultat med tidigare resultat, i jämförelse med andra verksamheter, nationella och regionala uppgifter. För aktuell egenkontrollplan, se bilaga 2.

Arbete med avvikelser, risker och klagomål sker enligt systematik där situationer först identifieras, analyseras och sen åtgärdas. Åtgärderna följs upp och justeras vid behov.

Mer detaljerad information om årets förbättringsarbete följer nedan.

Öka kunskap om inträffade vårdskador

Genom identifiering, utredning samt mätning av skador och vårdskador ökar kunskapen om vad som drabbar patienterna när resultatet av vården inte blivit det som avsetts. Kunskap om bakomliggande orsaker och konsekvenser för patienterna ger underlag för utformning av åtgärder och prioritering av insatser.

Inträffade händelser rapporteras in på en för ändamålet avsedd blankett som innefattar avvikelser, risker och klagomål/synpunkter. Rapportering av inträffade händelser sker för skolsköterskor/skolläkare till MLA och för skolpsykologer till PLA. Rapportören ansvarar själv för att göra en analys till varför händelsen inträffat, reflektera kring påverkansfaktorer, sätta in adekvata åtgärder som behöver tas i direkt samband till händelsen, ge förslag på förbättringar samt klassificera allvarlighetsgraden av händelsen. Vid behov sker detta i samråd med MLA/PLA eller verksamhetschef HSL. MLA/PLA vidtar vid behov vidare åtgärder vid inkommen rapport och avvikelsen diskuteras sedan vid möte med grupp bestående av MLA, PLA och verksamhetschef HSL för grundskola respektive gymnasium. Denna grupp möts två gånger per termin för respektive verksamhet och inom ramen för denna grupp genomförs analys av inträffade händelser, bedömning av klassificering, eventuell vidare utredning, åtgärdsplanering samt uppföljning.

Under 2022 inkom 51 förbättringsrapporter från EMI (skolsköterskor, skolläkare). Av dessa var 46 avvikelser, 6 var klagomål/synpunkter och 3 var identifierade risker. När det gäller avvikelser bedömdes 11 vara av måttlig allvarlighetsgrad och 35 av mindre allvarlighetsgrad (se klassificeringsmatris, bilaga 3). 15 förbättringsrapporter inkom från skolpsykologgruppen, varav 5 bedömdes vara av måttlig allvarlighetsgrad och resterande av mindre grad. Av dessa rapporter var 9 inträffade avvikelser, 5 risker och 1 klagomål. Ingen inträffad händelse eller identifierad risk under 2022 har bedömts vara av allvarlig grad. Rena klagomål klassificeras inte. Notera att ett klagomål också kan bedömas vara en avvikelse.

Det totala antalet förbättringsrapporter är något färre för EMI under 2022, jämfört med 55 under 2021. Fördelningen var en annan under 2022 då ett ökat antal klagomål/synpunkter samt risker rapporterats jämfört med 2021. Antalet faktiska antalet avvikelser var under 2022 46. För skolpsykologerna ses en ökning från 10 till 15 rapporter, vilket tros bero på att även risker och klagomål nu omfattas. Av de 15 rapporterna under 2022 är 9 identifierade som avvikelser, vilket är jämförbart med antalet rapporter från 2021.

Sammanställning av avvikelser, klagomål och risker för 2022 kommer nedan under separata rubriker.

Den sammantagna bedömningen av arbetet med negativa händelser är att nuvarande system med inrapportering via blankett, avvikelsehantering samt återkoppling, diskussioner och utbildning med professionsgrupperna möjliggör att identifiera eventuella vårdskador i rimlig tid. Utifrån en identifierad brist förra året har vi under 2022 infört analysmöten en gång per termin. Analysmötena möjliggör att löpande under året analysera inkomna avvikelser på en aggregerad nivå och på så sätt fånga upp trender samt kunna se om övergripande förebyggande insatser behöver göras. Förebyggande insatser görs i syfte att minska risken att negativa händelser uppstår.

Tillförlitliga och säkra system och processer

Genom att inkludera systematiskt patientsäkerhetsarbete som en naturlig del av verksamhetsutvecklingen kan både de reaktiva och proaktiva perspektiven på patientsäkerhet bejakas. Genom att minska oönskade variationer stärks patientsäkerheten.

För både EMI och skolpsykologgruppen finns processer med tillhörande rutiner identifierade. Revidering av processer som beskriver rutiner och tillvägagångssätt har skett kontinuerligt under året. Arbetet med att utforma ett ledningssystem i form av digitala processkartor fortsätter och utvecklas. En dokumentbank byggs upp i samband med detta arbete. Den, tillsammans med processkartorna, ska vara ett stöd och en vägledning i arbetet för skolsköterskor och skolläkare respektive psykologer.

För skolsköterskorna finns bland annat tydliga processer för vaccinering av elever, för hälsosamtalet och för remiss till annan vårdgivare. Det finns även processer för de undersökningar skolsköterskan utför, till exempel syn- och hörselundersökning, ryggscreening och tillväxtmätning. Det finns rutin med checklista vid stadiebyten och vid byte till gymnasiet. Det har medfört att elever som av någon anledning inte blivit vaccinerade, haft hälsosamtal eller ett hälsobesök i grundskolan har identifierats. Genom checklistor har dessa elever kunnat erbjudas vaccin eller hälsosamtal. Det har kvalitetssäkrat övergången mellan stadier och till gymnasiet. Under 2022 har EMI kvalitetssäkrat processen när det gäller beställning av vaccin i grundskolans organisation. Det finns nu ytterligare en skolsköterska som gör beställning av vaccin. Detta för att elever ska kunna erbjudas vaccin enligt det nationella barnvaccinationsprogrammet. Arbetet med att säkerställa beställning av läkemedel och medicinskt förbrukningsmaterial fortsätter under 2023. Fler skolsköterskor bör kunna göra beställningar då det i dagsläget är sårbart med enbart en skolsköterska med detta uppdrag och behörighet.

Säker vård här och nu

Hälso- och sjukvården präglas av ständiga interaktioner mellan människor, teknik och organisation. Förutsättningarna för säkerhet förändras snabbt och det är viktigt att agera på störningar i närtid.

Riskhantering

Vårdgivare ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska vårdgivare uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar, och bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen.

Riskhantering görs fortlöpande i verksamheten, och sker enligt viss systematik. I den förbättringsrapport som finns kan medarbetare, förutom avvikelser och klagomål, rapportera in risker som identifierats i verksamheten. Dessa hanteras fortlöpande under året i samma gruppkonstellationer som hanterar inkomna avvikelser, samt att vi två gånger per år har analysmöten i Ledningsgrupp HSL där riskerna analyseras på en övergripande nivå. För att utveckla arbetet med risker och riskanalyser har vi under hösten 2022 haft en utbildning med fokus på risker till alla skolpsykologer och skolsköterskor. Sammantaget har det under 2022 identifierats och dokumenterats 3 risker i skolsköterskegruppen och 5 risker i skolpsykologgruppen.

Avseende risker så har det framkommit risker kopplat till skolpsykologernas lokaler. Riskerna har gällt möjlighet till avskild sittplats för elev/vårdnadshavare utanför testrum, förflyttningar mellan rum på grund av kontorslandskap, journalskåp som inte är brandsäkra samt instabil internettillgång. Föregående år kunde också risker ses kopplat till lokalernas utformning, och årets identifierade risker har lett till ytterligare åtgärder.

Identifierade risker hos skolsköterskorna har under året varit otydlig dokumentation från skolläkaren angående uppföljning och avslut av insatser, till exempel ryggbedömningar. Beslut angående avslut av uppföljning ska tydligt dokumenteras i journalen. Det har också identifierats att det finns risker med att uppföljningar, hälsosamtal samt vaccinationer hos elever som har problematisk skolfrånvaro inte blir genomförda på grund av att eleven inte finns i skolan. En tydlig plan kring insatserna från EMI till elever som inte finns i skolan måste skapas samt tydlig dokumentation när insatser inte gått genomföra av olika anledningar. Uteblivna vaccinationssamtycken på grund av att vårdnadshavare ej lämnat in samtycken inför vaccination eller att endast en vårdnadshavare skrivit under samtycket är ytterligare en risk som har identifierats. Planer finns att under 2023 införa digitala samtycken för vaccination, då förväntas antalet uteblivna samtycken minska.

De risker som beskrivs är dokumenterade risker som behandlats enligt den modell och systematik som finns i organisationen, men det finns ett stort antal risker som uppmärksammas och hanteras utan att de fångas upp på ett systematiskt sätt. Det är ett utvecklingsområde som arbetades med under förra året, genom bland annat förstärkt utbildning till professionerna och dialog på yrkesträffar. Målet är att samtliga risker ska införlivas i systemet, då detta ökar systematiken och patientsäkerheten.

I nedanstående tabell framgår inkomna risker samt förbättringsförslag kopplade till dessa.

Skolsköterskor

Skolpsykologer

Stärka analys, lärande och utveckling

Analys och lärande av erfarenheter är en del av det fortlöpande arbetet inom hälso- och sjukvården. När resultaten används för att förstå vad som bidrar till säkerhet, hållbarhet, önskvärd flexibilitet och goda resultat, kan verksamheten utvecklas så att kvaliteten och säkerheten ökar och risken för vårdskador minskar.

För att öka delaktighet och lärande av negativa händelser sker återkoppling av avvikelser, risker och klagomål och hur de hanterats i respektive professionsgrupp regelbundet under året. På samma sätt återkopplas och diskuteras resultat och lärdomar från eventuella anmälningar enligt lex Maria. Ett utvecklingsområde för lärande är att på sikt utveckla ett system för journalgranskning. Alla vaccinationer som ges inom EMI registreras i det Nationella Vaccinationsregistret hos Folkhälsomyndigheten. Det möjliggör en analys av vaccinationstäckningen i kommunen som kan användas i jämförelse med andra kommuner och andra delar av landet. Fram till och med våren 2022 har resultaten från Hälsoenkäten som görs i samband med hälsosamtalet i år 4, 7 och första året i gymnasiet samlats i en länstäckande databas. Resultatet från enkätundersökningarna har använts för att identifiera bland annat hälsoläge gällande fysiskt och psykiskt mående, stress och skolsituation. Analys av resultatet från enkäten har skett på individ-, grupp- och organisationsnivå. Från hösten 2022 har avtalet med Region Norrbotten avslutats vilket innebär att ingen datainsamling och analys kommer att utföras under läsåret 2022–2023.

Utbildning gällande avvikelser, risker och klagomål/synpunkter har hållits med samtliga skolsköterskor och skolpsykologer inom grundskolan och gymnasiet, i syfte att öka kunskapen och förståelsen för var fokus i patientsäkerhetsarbetet bör ligga och för att åskådliggöra förbättringsområden. Utbildning kommer att genomföras årligen. Utbildning och kontinuerlig dialog stärker lärande och delaktighet.

Avvikelser

Avvikelserapportering görs av skolsköterskor, skolläkare och skolpsykologer vid händelser som utgör risk för vårdskada. För att stimulera till inrapportering av händelser hålls årligen utbildning kring avvikelsehantering och patientsäkerhet med skolpsykologer och skolsköterskor. Återkoppling av avvikelser och hur de hanterats tas upp i respektive professionsgrupp för att öka delaktigheten och skapa möjligheter till ett lärande av varandra.

Under 2022 inkom 46 avvikelser från skolsköterska/skolläkare och 9 från skolpsykologgruppen. Verksamheten kan fortsatt se att införandet av checklistor för EMI gör att undersökningar och vaccineringar som inte är utförda kan fångas upp och erbjudas i efterhand. Andelen avvikelser när det gäller vaccinering har dock minskat under 2022. Detta kan man koppla till att rutinen med ordinationslistor för vaccin nu fungerar fullt ut. Fortsatt gör användandet av checklistor att elever som inte fått erbjudande om vaccinering eller hälsosamtal fångas upp. Det finns fortsatt ett behov att stärka vikten av dokumentation gällande alla hälso- och sjukvårdsuppgifter. Om dokumentation i journal saknas går det inte att följa vårdförlopp eller bedöma om eleven fått rätt insatser. Rutiner finns för de processer som berörs i avvikelser, såsom vaccination, uppföljningar som inte är utförda, hälsosamtal och skolformsutredning.

Flera avvikelser rör på olika sätt remittering och samverkan med Region Norrbotten, där analysen blir att fortsatt samverkan är viktig. En analys kopplad till negativa händelser som orsakats av den mänskliga faktorn kan vara att det periodvis råder hög arbetsbelastning för professionerna. Detta kan härledas till att flera skolsköterskor och skolpsykologer har ett högt elevantal i förhållande till föreslagna rekommendationer som anges i SOU 2021:11, “Bättre möjligheter för elever att nå kunskapskraven”.

Liksom föregående år ses avvikelser kopplat till störande ljud i samband med psykologtestning. Insatser som gjordes föregående år har stärkt ljudisolering inåt mot korridoren, men har inte kunnat avhjälpa renoveringsljud inifrån och utifrån. Det har inte heller varit möjligt att helt eliminera avvikelser kopplade till postgång och remittering, vilket vi ser ett antal av även detta år. Avvikelser kopplat till bristande internetuppkoppling har också förekommit tidigare år.

Se tabell nedan för översikt av inkomna avvikelser i respektive yrkesgrupp.

Skolsköterskor

Skolpsykologer

Klagomål och synpunkter

Information om hur klagomål och synpunkter på Elevhälsans hälso- och sjukvårdsverksamhet kan lämnas finns på Luleå kommuns hemsida. Verksamheten saknar digitalt system för hantering av klagomål och synpunkter, men frågan om e-tjänst och systematisering är under utredning. I den uppdaterade förbättringsrapporten innefattas nu även klagomål och synpunkter för att öka systematiseringsgraden samt underlätta för medarbetare att förmedla inkomna synpunkter. Klagomål och synpunkter ska hanteras i förbättringsarbetet och analyseras tillsammans med negativa händelser och risker. I de fall synpunkter inkommer från IVO i samband med Lex Maria-anmälan så hanteras dessa. Vi kan se att vi dokumenterat fler klagomål under 2022 än 2021, vilket tros kunna kopplas till den förnyade blanketten samt utbildning till skolsköterskor och skolpsykologer i vad klagomål/synpunkter innebär och vår skyldighet att omhänderta dessa. Tankar om hur verksamheten kan fråga mer riktat efter synpunkter från målgrupperna finns och flera förslag angående hur de kan utföras finns också. Under 2022 har 7 klagomål registrerats totalt, varav 6 inkomna till EMI och 1 till skolpsykologgruppen. Se nedanstående tabell för sammanfattning av klagomål och synpunkter.

Skolsköterskor

Skolpsykologer

Öka riskmedvetenhet och beredskap

Alla delar av vården behöver planera för en hälso- och sjukvård som flexibelt kan anpassas till kortsiktigt eller långsiktigt förändrade förhållanden med bibehållen funktionalitet, även under oväntade förhållanden. I patientsäkerhetssammanhang beskrivs detta som resiliens.

Beredskapsplaner för olika scenarier av frånvaro finns gällande både skolsköterskor och skolpsykologer, för att vid behov kunna säkra grundläggande bemanning som krävs för arbetsuppgifterna. Beredskapsplanerna behöver tydliggöras kring vad som gäller vid frånvaro av medicinskt ledningsansvarig skolsköterska (MLA) och psykologiskt ledningsansvarig skolpsykolog (PLA).

Beredskap och backup måste skapas i vaccinationsflödet för att upprätthålla vaccinering av barn och ungdomar enligt det nationella Barnvaccinationsprogrammet. Enligt Folkhälsomyndigheten är det högt prioriterat att vaccinationsprogrammet upprätthålls i alla lägen. Även vid extraordinära händelser. Det har identifierats en brist hos EMI när det gäller att säkerställa att vaccinationsflödet upprätthålls. Under 2022 har en plan tagits fram där en ersättande skolsköterska nu finns som kan säkerställa beställningen av vaccin. Under 2023 kommer det att introduceras en ersättare också när det gäller beställning av läkemedel och medicinskt förbrukningsmaterial.

En risk har identifierats angående frånvaro av skolläkares kompetens då det finns medicinska processer där skolläkares kompetens är nödvändig. Dessa processer behöver kvalitetssäkras utifrån patientsäkerheten och myndighetsutövande. En av dessa processer är skolformsutredning men också medicinska uppföljningar som inte kan anstå. Ett planeringsarbete angående säkerställande av skolläkarkompetens har påbörjats och kommer att arbetas vidare med under 2023.

Mål: "Ökad delaktighet och kunskap om samt förstärka arbetet med det systematiska förbättringsarbetet gällande avvikelser, risker samt klagomål och synpunkter"

Mål: "Aktuella, uppdaterade, relevanta processer och rutiner som är kända och används i det dagliga arbetet"

Mål: "Informationssäker hälso- och sjukvårdsverksamhet".

Mål: "Ökad kunskap och medvetenhet om kvalitetshöjande faktorer som krävs för att bedriva patientsäker vård".

Mål: "Ökad patientdelaktighet och möjlighet till påverkan av vården".

Mål: "Ökad digitalisering"

Mål: "Öka riskmedvetenhet och beredskap i vår verksamhet"

Mål: "Stärka vårdprocesser så elever får rätt vård på rätt nivå vid rätt tillfälle"